Programy do faktur umożliwiają ich samodzielną wysyłkę

Dlaczego za usługi, z których korzystamy, otrzymujemy tylko i wyłącznie faktury elektroniczne? Na pewno każdy zauważył, że za telefon, prąd czy internet otrzymujemy e-faktury na maila – o ile tylko wyraziliśmy na to zgodę i podaliśmy swój adres mailowy u dostawcy naszych usług. Jest to premiowane różnego rodzaju upustami, więc trudno się na taką e-fakturę nie zgodzić. W każdym razie firmy wysyłają dokumenty drogą elektroniczną, ponieważ nic ich to nie kosztuje w porównaniu z wysłaniem faktury tradycyjną pocztą.

Zanim wyślemy fakturę musimy ją wystawić

samodzielna wysyłka e-fakturOczywistym jest, że zanim wyśle się fakturę elektroniczną do swojego klienta to trzeba ją najpierw wystawić. Trochę łatwiej mają się pod tym względem globalne korporacje takie jak telekomy czy dostawcy energii. W takich firmach używa się oprogramowania, które samo wystawia faktury i wysyła je do właściwych klientów – oczywiście drogą elektroniczną. Każdy klient ma nawet przypisany indywidualny numer konta bankowego, na który dokonuje wpłaty z tytułu otrzymanej faktury. W przypadku małych firm konieczna jest samodzielna wysyłka e-faktur, które wcześniej trzeba wystawić. Robi się to w programach komputerowych, które oferują wiele funkcjonalności związanych z prowadzeniem małej firmy. Można w nich wystawić fakturę elektroniczną i od razu po jej wystawieniu wysłać ją do właściwego odbiorcy bezpośrednio z programu. Jeśli wcześniej przygotujemy sobie listę swoich klientów i przypiszemy do nich odpowiednie adresy mailowe to cały proces wystawienia i wysłania e-faktury potrwa około minuty. Najlepsze programy wysyłają e-faktury w różnych formatach plików – jest to bardzo pomocne dla kontrahentów, którzy korzystają z programów księgowych. Dzięki temu, że faktura jest zapisana w wielu formatach to każdy kontrahent może ją pobrać w formacie, który obsługiwany jest przez używany program do księgowania. Wszystko to może się wydawać trochę zagmatwane, ale w rzeczywistości jest to tak proste, że prościej funkcjonować w biznesie się już nie da.

Faktury elektroniczne wypierają dokumenty drukowane ze względu na to, że ich obieg jest bez kosztowy. Do tego jeszcze dodajmy ogromne korzyści dla środowiska, które płyną z tego, że nie drukujemy i nie marnujemy papieru. Wysłanie e-faktury trwa kilka sekund a jej wystawienie to kwestia minuty. A korporacje, które wysyłają miliony takich dokumentów oszczędzają na tym wiele milionów złotych miesięcznie. Nawet małe firmy oszczędzają mnóstwo czasu i pieniędzy tylko dzięki temu, że fakturę można wysłać do klientów na maila.